Manajemen Organisasi ditengah Wabah adalah strategi yang sangat dibutuhkan oleh setiap organisasi yang terkena dampak dari Wabah. Kejadian Wabah, apapun bentuknya, bisa berpotensi mengancam keberhasilan suatu organisasi.
Maka dibutuhkan Proses mempersiapkan dan mengelola situasi darurat atau tidak terduga yang memengaruhi pemangku kepentingan organisasi, para pimpinan dan anggota.
Organisasi yang sedang menghadapi wabah saat ini tidak sepenuhnya buruk bagi Organisasi. Allah Subhanallahu wa’ta’ala tentu memberikan wabah ini ada hikmah terbaik dibalik situasi ini.
Banyak Organisasi dimanapun (kantor/Ormas/Perusahaan, dll) yang pada akhirnya melakukan transformasi digital dengan menggunakan media online bahkan aplikasi berbasis web untuk memudahkan konsolidasi, meningkatkan keamanan data meskipun harus bekerja dari rumah.
Tahapan-Tahapan dalam Menangani Manajemen Organisasi ditengah Wabah Covid 19
Pendahuluan
Bagian pertama dari manajemen organisasi ditengah wabah covid adalah mencegah potensi kemacetan/kevakuman jalannya organisasi. Ini wajib melibatkan perencanaan, dan melatih anggota untuk penanggulangan kevakuman, perlu penyesuaian diri dengan melakukan latihan atau simulasi untuk mengimplementasikan sebuah perencanaan.
Kita tidak pernah tahu apa yang akan terjadi beberapa bulan ke depan. Membuat perencanaan manajemen Organisasi sekarang akan sangat membantu jalan tidaknya suatu organisasi ditengah wabah covid-19. Kejadian ini mungkin bisa lebih besar terjadi di kemudian hari atau berkurang. Dalam Manajemen dibutuhkan POAC (Planning-Perencanaan, Organizing – Pengelompokkan, Actuating – Pelaksanaan, dan Controling – Evaluasi)
PLANNING (PERENCANAAN)
Dewan Sughli/Dewan Kerabat/Dewan Pasukan/Pimpinan Kwartir/Pimpinan Qabilah dan anggotanya perlunya mempersiapkan membuat program kerja kegiatan untuk tahun ajaran baru yang sesuai Kurikulum Hizbul Wathan via media online khususnya sebentar lagi kita akan memasuki Tahun Ajaran Baru. Program Kerja Kegiatan/Latihan disusun untuk dimusyawarahkan melalui media online (WA, Facebook, IG, Twitter, Zoom, Jitsi Meet, dll) yang kemudian diputuskan dan ditandatangani via online untuk dikirimkan ke pimpinan diatasnya sebagai wujud konsolidasi. Setiap Musyawarah/Rapat Pimpinan/Rapat Kerja Pimpinan tetap sesuai berpedoman pada AD/ART meskipun dilakukan via Online.
Dalam setiap perencanaan membutuhkan SMART :
Specific artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis.
Measurable artinya program kerja atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya.
Achievable artinya dapat dicapai. Jadi bukan anggan-angan (tidak sekedar retorika)
Realistic artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit. Tapi tetap ada tantangan.
Time artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.
ORGANIZING (PENGELOMPOKAN)
Pembagian/pengelompokkan pembagian tugas harus jelas untuk mencapai tujuan.
Job Description (Pembagian Tugas, Tanggungjawab, Wewenang dan uraian jabatan) sangat diperlukan dalam mencapai tujuan.
IMPLEMENTASI/ACTUATING :
Implementasi perencanaan yang telah dibuat diatas. Sangat perlu dilakukan ditengah kebijakan work from home, maka sebaiknya saat ini sudah memiliki aplikasi yang mendukung efektivitas organisasi dapat tetap berjalan meskipun kita semua stay at home. Perencanaan diatas wajib diimplementasikan sesuai time schedule yang disepakati.
CONTROLING / EVALUASI
Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan/evaluasi. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga penilaian.
Saat ini atau yang akan datang ditengah wabah ini sudah seharusnya kita tidak selaku pengelola / pimpinan organisasi agar tidak panic/kagetan, ditengah wabah ini, seharusnya bisa menjadi stimulus bagi Pimpinan/anggota untuk mempersiapkan strategi yang lebih baik dalam menghadapi berbagai permasalahan di masa depan. Manajemen Organisasi diperlukan agar organisasi dapat lebih siap dalam menghadapi Persoalan dan mengurangi dampaknya (kevakuman) sehingga proses perjalanan organisasi tetap dapat berjalan dengan inovasi-inovasi. Jarak tidak menjadi halangan. Jauh terasa Dekat. Fastabiqul Khairat.
Ramanda Taufiq merupakan Wakil Ketua Kwarwil HW Jawa Tengah, dan Sekretaris PDM Kab Pati, materi Disampaikan dlm diskusi online “patok tenda” , Ahad 26 April 2020 yg diselenggarakan oleh Kwarwil HW Jateng.
